06.07 2019

Comment les petites entreprises peuvent-elles réduire leurs coûts informatiques ?

Image Comment les petites entreprises peuvent-elles réduire leurs coûts informatiques ?

En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous aurez parfois l'impression que vos dépenses sont sans fin. Des services publics à la paie, il ne se passe pas un jour sans que vous ne payiez quelqu'un. Traditionnellement, les technologies de l'information (TI) constituent une source importante de dépenses. En raison de la complexité des TI, ces dépenses - des systèmes de point de vente à l'hébergement de sites Web - peuvent facilement s'élever à des dizaines de milliers d'euros.

Au cours de la dernière décennie, il y a eu un changement énorme : le cloud. Vous avez probablement déjà entendu ce mot à la mode ; il s'agit simplement de remplacer les appareils physiques et les logiciels sur place par des logiciels en ligne auxquels vous pouvez accéder depuis n'importe quel ordinateur doté d'une connexion Internet. Cette transition du "sur site" au "en ligne" a conduit à une réduction drastique des coûts informatiques et à une augmentation du nombre de nouveaux fournisseurs de logiciels et de solutions pour les petites entreprises informatiques.

L'informatique peut représenter l'une de vos dépenses professionnelles les plus élevées. Mais la multiplication des outils en ligne peu coûteux est en train d'inverser la tendance. Voici huit stratégies à envisager pour réduire les coûts informatiques de votre petite entreprise.

1. Utilisez Google Apps pour les e-mails et le calendrier.

Google Apps est un produit de Google qui vous permet d'utiliser Gmail pour vos e-mails professionnels, mais avec votre propre nom de domaine (par exemple, monentreprise.com). À partir du portail de Google, vous pouvez acheter un domaine et ajouter un nom d'utilisateur pour chacun de vos employés. Google Apps ne nécessite aucun matériel spécial et est accessible partout avec une connexion Internet.

De plus, de nombreux employés utilisent Gmail pour leurs adresses personnelles. Les interfaces utilisateur de Google Apps et de Gmail sont identiques, ce qui réduira le temps d'adaptation.

2. Construisez votre site web sur une plateforme avec un éditeur.

Selon les besoins de votre site Web, la construction d'un site Web sur mesure peut coûter des milliers d'euros. Il existe maintenant de nombreuses options pour faire soi-même son site Web qui ne nécessitent aucune formation technique. Ces services comprennent des modèles prédéfinis que vous pouvez personnaliser selon vos besoins. Wix et Weebly sont de bonnes options.

3. Utilisez une suite bureautique dans le cloud.

Jusqu'à tout récemment, les entreprises devaient acheter une suite de logiciels de bureau dotés d'un traitement de texte, d'un tableur et d'un programme de présentation. Ces frais de licence coûteux par employé s'additionnent. Comme alternative économique, pensez à Google Docs. Ce logiciel est devenu le plus utilisé parce qu'il est puissant et complètement gratuit.

Un avantage supplémentaire à l'utilisation de Google Docs est qu'il s'intègre avec de nombreux autres logiciels. Le marché des partenaires d'intégration s'est considérablement développé en raison de la popularité de la plate-forme Google. Par exemple, ma propre société, Weekly Update, a construit sa première intégration à Google Docs pour que nos clients puissent suivre leurs rapports de statut hebdomadaires.

4. Choisissez un processeur de paiement facile à configurer.

Le traitement des paiements est un domaine complexe avec de nombreuses exigences de conformité. Heureusement, les entreprises modernes comme Square et Stripe permettent à toute petite entreprise de commencer à accepter les paiements par carte de crédit en quelques minutes. Tout ce dont vous avez besoin, c'est d'un compte bancaire. Square fournit des lecteurs de cartes de crédit à bas prix qui peuvent se connecter à un smartphone, éliminant ainsi le besoin de caisses et terminaux coûteux.

5. Choisissez des ordinateurs portables Chromebook pour vos employés.

Les Chromebooks de Google sont des ordinateurs portables légers qui permettent simplement d'accéder au navigateur Web Chrome. Si tout le travail de vos employés se fait à l'aide d'un logiciel en ligne, cet ordinateur portable bon marché est un excellent choix. Si vous avez besoin d'un ordinateur plus puissant pour certains employés, pensez au Macbook Air d'Apple. Bien que plus coûteux, il est fiable et il ne nécessitera probablement pas de maintenance informatique régulière.

6. Abandonnez la ligne fixe et optez pour un système téléphonique virtuel.

Plus besoin de vous procurer un système téléphonique physique coûteux. De nombreux services offrent maintenant des numéros de téléphone virtuels qui peuvent être transférés directement sur un téléphone mobile. Ces services sont faciles à mettre en place à plus ou moins grande échelle et peu coûteux. Comme Grasshopper, par exemple.

7. Évitez le stockage physique et optez plutôt pour une solution basée sur le cloud.

FIni les disques durs externes physiques ou les serveurs sur site. Optez plutôt pour le stockage sur le Web comme Dropbox ou Google Drive. Ces services fournissent des giga-octets de stockage à un coût incroyablement bas. Ces fournisseurs s'occupent également de la sauvegarde et de la sécurité, vous n'avez donc pas à vous en occuper.

8. Pour chaque service, utilisez le support technique plutôt qu'une équipe informatique dédiée.

Enfin, si vous utilisez des fournisseurs en ligne pour vos systèmes informatiques, ils offrent probablement tous des ressources de support pour leurs produits. Alors que les petites entreprises avaient autrefois besoin d'un personnel informatique dédié ou d'une société de conseil coûteuse sous contrat, la multiplication des logiciels en ligne peu coûteux et faciles à utiliser les a rendus obsolètes.