21.01 2018

5 Outils technologiques que chaque entreprise devrait utiliser en 2018

Image 5 Outils technologiques que chaque entreprise devrait utiliser en 2018
À travers les âges, les dirigeants d'entreprise ont cherché la bonne formule pour obtenir les meilleurs résultats auprès de leurs employés, en essayant de toutes les façons possibles de stimuler le travail d'équipe.

Voici une petite leçon d'histoire : les premiers bureaux modernes ont été construits au début des années 1900, et la plupart d'entre eux ont été conçus avec un plan d'étage ouvert, ce qui a permis aux propriétaires d'entreprises de loger autant de travailleurs que possible. On ne peut qu'imaginer à quel point cela a dû être bruyant et distrayant.

Et, bien que les employeurs en aient pris note, vers le milieu des années 1950, des cubicules ont été introduits pour aider les travailleurs à se concentrer et à faire leur travail. Ceci a eu l'effet secondaire malheureux de l'isolement et de la perte de moral (si vous n'avez pas vécu cela, regardez le film Office Space).

Après l'explosion de la Silicon Valley, vers 2011, les chefs d'entreprise ont commencé à percevoir la valeur réelle de la collaboration, de sorte que les espaces de travail ouverts sont devenus la chose à avoir parce qu'ils permettaient aux individus de travailler à partir d'une variété de postes, tout en étant facilement accessibles à leurs coéquipiers.

Nous accueillons maintenant une nouvelle ère de collaboration.

Entre l'expansion rapide des entreprises mondiales et la montée en puissance des télétravailleurs, de nombreuses équipes sont réparties sur de nombreux sites et fuseaux horaires, ce qui incite les dirigeants à trouver des moyens plus innovants pour rester collaboratifs. Les nouvelles technologies innovent sans cesse pour s'adapter à la dispersion des effectifs et les équipes les utilisent de manière merveilleusement créative.

Voici quelques pratiques que votre bureau pourrait vouloir voler en 2018 :

1. Avoir un face-à-face dès que possible

La plupart du temps, les téléconférences sont une perte de temps parce qu'elles mettent tout le monde sur la voie de l'échec. Les participants à l'appel ne peuvent pas être vus, alors soit ils parlent les uns sur les autres, soit ils se désengagent complètement, ce qui fait redouter à tout le monde les conférences hebdomadaires.

La réalité virtuelle sera bientôt une solution très concrète à ce problème général. En fait, MiddleVR a déjà développé un logiciel réalité virtuelle (Virtual Reality en anglais ou VR) dans lequel les utilisateurs de différents emplacements peuvent télécharger des modèles de leurs produits et se rencontrer dans la même "salle" pour discuter.

Si une entreprise souhaite voir le modèle en réalité avant de réaliser un prototype, elle peut importer le modèle dans notre logiciel. Lorsqu'ils enfilent le casque VR, ils peuvent voir le produit en taille réelle ", explique Hanna Burdorf, directrice de Shanghai chez MiddleVR.

Ce genre de technologie est certainement un nouveau niveau de technologie, mais si vous n'êtes pas prêt à vous lancer sur VR pour votre prochaine conférence, vous pouvez toujours opter pour un chat vidéo pour garder vos coéquipiers engagés.

"Notre agence est passée du téléphone à la visioconférence, ce qui vous permet non seulement de voir les expressions faciales, mais aussi de savoir si quelqu'un est tout simplement présent ", a déclaré Curtis Sparrer de Bospar. "Il n'est pas nécessaire de vérifier la présence lorsque vous pouvez voir les visages dans une pièce virtuelle, et cela vous permet de voir qui veut parler pour qu'il n'y ait pas autant d'interruptions que pendant un appel."
Les vidéoconférences sont certainement plus personnelles et vous pouvez faire un effort supplémentaire en faisant chaque appel en face à face. Vous pouvez toujours le faire avec Skype ou Zoom, mais si vous souhaitez offrir une expérience utilisateur plus fluide, vous pouvez opter pour un système de visiophone. De cette façon, chaque appel est une interaction en personne.

2. Brainstorming d'une nouvelle façon

Pendant que nous sommes sur le thème des réunions d'entreprise, parlons des visuels cruciaux dont nous avons besoin pour soutenir les idées. Si vous utilisez Zoom, les présentateurs peuvent partager leurs écrans pour montrer des PowerPoint ou des designs de produits, mais qu'en est-il lorsque vous faites du brainstorming d'idées en temps réel et que vous avez besoin de quelque chose d'un peu plus collaboratif ?

À l'époque où tout le monde se trouvait au même endroit, les tableaux blancs effaçables à sec étaient présents dans presque tous les bureaux. Il s'avère que cette vieille voiture vient d'être transformée.

L'équipe G-Suite Team de Google a récemment publié un tableau blanc virtuel appelé Jamboard. L'écran ressemblant à un téléviseur ressemble à un tableau blanc ordinaire, mais chaque Jamboard peut être connecté de sorte que les gens dans différents bureaux peuvent utiliser le même tableau lors des sessions de brainstorming.

3. Capitaliser sur les tendances actuelles de la communication

Comme nous l'avons vu avec le marketing en ligne, le contenu vidéo gagne le jeu. Selon Hubspot, 43 % des gens veulent voir plus de vidéos des spécialistes du marketing et 51,9 % d'entre eux citent la vidéo comme le contenu offrant le meilleur retour sur investissement. Cette tendance peut également s'appliquer à la maximisation de votre courrier électronique.

Il y a de nouveaux outils comme Vidyard qui vous permettent de créer de petits messages vidéo et de les envoyer par courriel à vos collègues pour une touche plus personnelle. Contrairement aux messages texte, les vidéos fournissent également le ton et le contexte ; si vous avez déjà eu un malentendu (ou une dispute) au sujet du courriel sans raison valable, vous savez combien ces choses sont précieuses.

4. Catégorisez vos conversations

Lorsqu'il s'agit de communiquer à l'échelle de l'entreprise sur les projets en cours, Slack semble être un bon moyen de garder tout le monde sur la même longueur d'onde grâce à la communication partagée. Cependant, il est très important que cet outil soit utilisé pour rendre la messagerie efficace afin que personne ne se perde.

"Nous utilisons Slack de façon très intensive, nous avons plus de 100 canaux ", a déclaré Cody Nailor, attaché de relations publiques pour Museum Hack. Ces différents canaux nous aident à regrouper et catégoriser les conversations et les informations, ce qui nous permet non seulement de réduire les courriels (nous envoyons en moyenne 1000 messages par jour !), mais aussi de constituer une base de connaissances.

5. Créer une culture de la gamification

Plus tôt cette année, Walmart a annoncé que l'entreprise utilisera bientôt la réalité virtuelle pour former ses employés, ce qui ajoutera certainement un peu de plaisir à la culture d'entreprise. Mais vous n'avez pas besoin de beaucoup d'argent pour jouer sur vos processus quotidiens quand vous pouvez utiliser la technologie que vous avez à travailler avec un peu de plaisir.

Harvey Health, par exemple, organise une session de "Questions-Réponses" hebdomadaire sur Slack. Tous les vendredis, un des cofondateurs de l'entreprise pose une question et tout le monde soumet ses réponses ; le gagnant reçoit 5 $ de Bitcoin. C'est un rituel peu coûteux, mais les gens l'adorent " a déclaré Mike Townsend, cofondateur de la compagnie. "C'est une bonne façon de se détendre et de communiquer avec ses collègues avant le week-end à propos de quelque chose d'amusant et qui n'est pas lié au travail."
Non seulement, la gamification augmente le moral et permet aux collègues de se connaître, mais les dirigeants d'entreprise peuvent apprendre beaucoup de cette technique.

Par exemple, Bynder a récemment lancé une "Semaine à distance" pour ses employés. Ils ont été encouragés à travailler à partir de leurs endroits préférés, en utilisant des technologies comme Bynder, Slack, Asana et Google Drive, pour collaborer.

"Ce que nous avons découvert était très intéressant", a déclaré Chris Hall, PDG de Bynder. "Beaucoup de nos employés ont vu leur concentration et leur productivité augmenter en travaillant à distance."
Lorsque les employés sont détendus, à l'aise et profitent de leur environnement, ils peuvent tout simplement faire de leur mieux, à condition d'avoir un leadership solide et d'avoir accès aux bonnes technologies.

On a fait beaucoup de chemin depuis l'époque des cubicules, non ?